프로세스 (Processes)

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Overview

프로세스(Processes)는 영업 파이프라인 관리를 포함해 다양한 업무 흐름을 체계적으로 관리할 수 있는 기능입니다.

업무 흐름상 Organization 또는 Contact의 상태를 관리해야 할 때 주로 사용할 수 있습니다. 예를 들면, 영업 파이프라인의 경우 여러 영업 기회(Opportunity)들을 한 프로세스에서 관리할 수 있습니다.

각 “엔트리(Entry)“는 연결된 Organization/Contact에 대한 영업 기회를 나타냅니다.

한번만 영업하는 것이 아니므로, 한 Organization/Contact은 여러 개의 엔트리를 보유할 수 있습니다.

또한, 템플릿을 통해 더욱 편리하고 빠르게 프로세스를 만들 수 있습니다:

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Basics

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1. 엔트리 (Entry) 란?

엔트리(Entry)란 프로세스에 들어가는 단위를 말하며, Organization/Contact의 정보는 프로세스 내에서 하나의 엔트리로 관리됩니다.

즉, 프로세스의 보드 뷰(Board View)에서 카드 하나가 하나의 엔트리라고 볼 수 있습니다.

엔트리는 Organization/Contact 정보 이외에도 각 프로세스에 특화된 정보 (e.g., Assignee, Value, Status 등) 를 가지고 있습니다.

각 엔트리마다 고유의 번호가 지정됩니다. (예: OPP-52, OPP-53, OPP-54…) 엔트리 고유 번호 앞에 오는 알파벳은 세팅(단축키: Cmd+,)페이지에서 설정할 수 있습니다.

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2. 프로세스 살펴보기

프로세스를 생성하면, 사진과 같이 Status가 칼럼으로 나뉘어 칸반 보드 형태로 표시됩니다. Organization이나 Contact을 엔트리로 만들어 프로세스에 추가하면 카드 형식으로 나타나며, 드래그 앤 드롭으로 Status를 자유롭게 변경할 수 있습니다.

만약 보드가 아닌 리스트 형식으로 보고 싶다면, 상단의 List 버튼을 클릭하여 확인할 수 있습니다.

Organization/Contact 엔트리를 프로세스에 추가하는 방식은 리스트에 추가하는 방식과 동일합니다.

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특정 프로세스에만 적용되는 커스텀 필드 만들기

또한 해당 프로세스에만 적용되는 커스텀 필드를 만드는 방법도 리스트에 커스텀 필드를 추가하는 방식과 동일합니다. 자세한 방법은 List 가이드에서 확인하실 수 있습니다.

리스트와 동일한 방법 이외에도 2가지 방법으로 프로세스에 추가할 수 있습니다.

1. Organization 디테일 페이지 > Process 탭에서 이미 만들어진 프로세스에 + Add to process 버튼을 통해 넣기 (위의 사진 참고)
2. Organization/People 페이지에서 선택 후, 하단의 Add to process 버튼을 통해 넣기

마지막으로, 하나의 Organization/Contact을 여러 개의 프로세스에 넣어 따로 관리할 수 있습니다.

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3. 프로세스 설정하기

Settings 페이지로 이동 후, 프로세스를 선택하면 General / Custom fields / Statuses 순서로 설정 페이지가 나오는 것을 확인할 수 있습니다.

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General

General 페이지는 프로세스와 관련한 전반적인 정보를 관리하는 곳입니다. 이곳에서는 사이드바에 보여지는 이름 (Name) 설정, 프로세스 아카이브/삭제 등을 할 수 있습니다.

1. Entry Label은 organization/contact 이외의 단어를 사용해 라벨링하는 역할입니다.

예를 들어, Prospects를 관리하는 프로세스의 경우, Entry Label을 ‘Opportunity’라고 붙여 관리할 수 있습니다.

2. Identifier는 각 프로세스별 식별자로, Identifier + 숫자 (e.g., Deal-1) 형태로 구분됩니다.

프로세스의 타이틀과 다른 이름으로 식별자를 변경할 수 있기 때문에, 같은 이름을 가진 프로세스를 만들더라도 식별자를 다르게 설정해 관리할 수 있습니다.

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Process 연결하기

Process는 Settings > Process > General > Connected lists에서 연결하고 관리할 수 있습니다.

Connected lists는 현재 내가 들어와 있는 프로세스를 기준으로, 이곳에 연결하고자 하는 next lists를 설정하게 됩니다.

Next lists의 옆에 있는 Add connection을 누르면, 지금 내가 들어와 있는 프로세스의 어떤 status에서 어느 다른 프로세스의 status로 보낼지 선택할 수 있습니다.

또한, 하나의 프로세스에 여러 개의 프로세스를 연결할 수 있습니다. 단, 이미 다른 곳에 연결되어 있는 status를 시작점으로 하거나, 이미 연결된 status를 도착점으로 선택할 수 없습니다.

주로, Prospects에서 Qualified가 되었을 때, Pipeline의 첫 단계로 이동시켜 그곳에서 영업을 계속할 수 있도록 하기 위해 사용합니다.

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Custom fields

해당 프로세스에만 적용되는 커스텀 필드를 생성하고 관리하는 곳입니다. 예를 들어, 아웃바운드를 진행할 때만 필요한 정보가 있다면, 아웃바운드용 프로세스에 커스텀 필드를 설정하여 관리할 수 있습니다.

커스텀 필드를 만드는 방법은 Organization/Contact에서 커스텀 필드를 만드는 방법과 동일합니다. 자세한 방법은 커스텀 필드 가이드에서 확인하실 수 있습니다.

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Statuses

프로세스에서 진행 상황을 관리하기 위해 사용하는 status를 생성하고 관리하는 곳입니다.

+ Add list status를 통해 추가할 수 있으며, 이미 Entry(카드)가 있는 상태의 경우 삭제는 불가합니다.

Status의 상태에는 3가지 상태가 있습니다.

• Active: 진행 중인 상황을 나타내며, 어떤 상태(성공/실패)로든 완료되지 않는 단계라면 Active status를 사용하면 됩니다.
• Won: 완료된 단계 중 성공적으로 마무리된 상황을 나타냅니다. 제품의 고객이 된 상황, 인재 영입을 완료한 상황 등입니다.
• Lost: 완료된 단계 중 안 좋은 결과로 마무리된 상황을 나타냅니다. 제품의 고객이 되지 않은 상황, 인재 영입이 되지 않은 채 종료된 상황 등입니다.