Relate Meetings
Relate Meetings를 통해 잠재고객과 고객들이 쉽고 빠르게 미팅 일정을 잡을 수 있습니다.
Overview
Relate Meetings는 캘린들리(Calendly), 되는시간과 같은 미팅 스케줄링용 캘린더 제품으로, 이를 활용해 잠재고객과 고객이 쉽고 빠르게 미팅 일정을 잡을 수 있습니다.
Relate Meetings 시작하기
1. 구글/아웃룩 연동 체크
Relate Meetings을 사용하기에 앞서, 구글/아웃룩 연동 여부를 꼭 체크해야 합니다. Relate에 고객과 구글/아웃룩에서 주고받은 이메일이 캘린더에 동기화되어 있지 않다면, Meeting scheduler를 생성할 수 없기 때문입니다.
구체적인 이메일 연동 과정은 이 링크에서 확인할 수 있습니다.
2. Relate Meetings 기본 설정하기
캘린더 연동 후 앱내 설정 페이지(cmd + , 또는 ctrl + ,)로 이동해서 왼쪽 하단에 있는 Meetings로 들어갑니다.
2-1. Calendar 선택하기
연동한 캘린더 중에서 어떤 캘린더에 Relate Meetings를 통해 잡힌 일정을 추가할지 먼저 선택합니다.
선택한 캘린더에서 중복 예약을 피하기 위해서 일정이 비어있는지 확인하기 위한 캘린더를 선택합니다.
2-2. Availability 설정하기
다음으로 Availability는 각 사용자(계정)별로 가능한 시간대를 설정하는 것입니다. 가능한 시간을 설정하기 위해 + Availability 를 누릅니다. 그 다음 이름을 입력하면, 시간을 설정할 수 있는 창이 뜹니다. 토글 버튼을 이용해 요일별로 미팅을 허용할지 여부를 선택합니다. 토글 버튼을 켰다면, 해당 요일에서 미팅이 잡힐 시간의 범위를 설정합니다. 오른쪽 Timezone에서 도시별 시간대 설정 또한 가능합니다.
모든 설정을 마쳤다면 Save를 눌러 저장합니다. 이때, Set to Default 설정을 켜면, 해당 Availability가 디폴트로 설정되어 미팅 스케줄러 생성시 자동으로 배정되어 보여집니다.
반드시 하나의 Availability만 존재하는 것은 아니며, 필요에 따라 여러 개의 Availability를 만들어 관리할 수 있습니다. 미팅의 성격 등에 따라 각기 다른 Availability를 만든 후, 미팅 스케줄을 생성할 때 원하는 Availability를 선택하면 됩니다.
2-3. Conferencing Apps 설정하기
마지막으로 Conferencing Apps에서 화상 미팅을 진행할 경우 어떤 앱을 사용할지 선택하면 됩니다.
Default 설정은 Cal.com의 화상 미팅 기능을 사용하게 되어 있고, Google Meet, Zoom, MS Teams Video를 연동해서 사용할 수 있습니다.
Meeting scheduler 생성
이메일 연동 후, Relate 메뉴 왼쪽에 있는 Meetings 탭을 선택합니다.
다음, 상단의 + Meeting scheduler 버튼을 클릭하면 아래와 같은 팝업창이 뜨게 됩니다.
팝업창에서 입력하고 선택해야 할 항목입니다.
- Title: Relate 앱 내에서 보이는 미팅 스케줄러의 이름입니다.
- Slug: 미팅 링크 가장 마지막에 추가되며, Title을 기반으로 자동으로 작성되지만 수정이 가능합니다.
- Assignment: 미팅 스케줄러의 유형에 따라 알맞게 선택하면 됩니다.
Assignment 유형은 아래와 같이 3가지입니다.
- Collective: 선택된 모든 호스트들이 가능한 시간에만 미팅을 잡을 수 있게 하며, 일반적으로 그룹 콜을 위해 사용됩니다.
- Round Robin: 선택된 호스트들을 순환하며 일정한 비율로 일정을 배분하는 순환 배정 방식, 고객에게 가능한 시간대를 모두 보여줌으로서 최대한 많은 옵션을 제공할 수 있습니다.
- Managed Event: 1:1 미팅을 위한 개인 캘린더를 위해 사용할 수 있습니다.
Managed Event 선택시 주의사항
Managed Event로 미팅 스케줄러를 생성했을 경우, assign된 모든 호스트의 미팅 링크를 보여줍니다. 다른 팀원이 생성한 Managed Event 미팅 스케줄러의 링크를 또 다른 팀원이 복사하여 공유하면 유효하지 않은 URL이 되기 때문입니다. 예를 들어, Chris가 만든 Managed Event 미팅 스케줄러 링크는 Chris가 복사했을 때만 유효하며 Won이 복사한 경우 정상적으로 접근할 수 없습니다.
따라서, 하나의 Managed Event를 여러 명이 공유하고 싶다면, 공유하고자 하는 사람을 assign 후 해당 호스트의 링크를 복사해야 합니다.
Event Setup
Event Setup 페이지에서는 다음의 설정을 할 수 있습니다.
- 미팅의 제목, 설명, 슬러그를 설정
- 미팅의 길이 (일정을 잡는 사람이 미팅의 길이를 설정하게 할 수도 있습니다.)
- 미팅 장소 (화상 미팅, 대면 미팅, 전화 통화 등)
Availabilty
이 페이지에서는 세팅 페이지에서 설정했던 Availability 중 하나를 선택하면 됩니다. Default로 설정한 Availability가 기본으로 설정되어 있습니다. 변경을 희망한다면 드롭다운을 눌러 원하는 Availability를 선택합니다.
Assignment
Assignment는 이 캘린더 이벤트의 호스트와 관련된 설정을 하는 페이지입니다. 1:1 미팅을 위한 개인 캘린더의 경우, 자신을 선택하면 됩니다.
Round Robin의 경우 다음의 설정을 할 수 있습니다.
- 분배 방식: 최대한 많은 미팅 슬롯을 제공하는 방식 (Maximize availability), 또는 일정 비율로 배분하는 방식 (Load balancing)
- Fixed Hosts: 무조건 미팅에 참여해야하는 호스트
- Round-Robin Hosts: 팀원들 중 해당 캘린더로 미팅 일정이 잡히게 할 호스트를 추가한 뒤, 우선순위 (Priority: 높을수록 더 미팅이 많이 잡힘) 및 비율 (Weights: 미팅 갯수의 비율, 같은 비율이면 똑같은 수의 미팅이 잡힘)
Limits
Limits 페이지에서는 다음의 설정을 할 수 있습니다.
- 미팅 전후 버퍼 시간
- 미팅을 잡을 수 있는 가장 빠른 시간
- 미팅 일정을 잡을 수 있는 시간 슬롯의 간격 (5분, 10분, 15분 등)
- 스케줄러로 잡힐 수 있는 최대 미팅 갯수
- 각 요일 별로 가장 첫 번째 미팅 슬롯만 보여줄지 여부를
- 스케줄러로 잡힐 수 있는 최대 미팅 시간
- 스케줄러로 잡을 수 있는 가장 먼 미래 시점이 언제인지
- 예약 가능한 시간의 시작점을 조정하는 설정
Advanced
Advanced 설정 페이지에서는 고객이 미팅 일정을 잡을 때 어떤 정보를 입력하게 할 것인지 설정할 수 있습니다.
또한, gmail.com 같은 스탠다드 이메일로는 일정을 잡지 못하게 하거나, 일정을 잡기 위해 이메일 확인을 요구하는 등의 설정을 할 수 있습니다.
Relate 팀과 미팅하기
Relate Meetings 데모를 원하신다면, Relate 팀과 미팅을 잡아주세요. 원하는 시간 슬롯을 선택해주시면, 그때 Zoom을 통해 인사드리겠습니다.
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