콜드 이메일을 위한 테크니컬 셋업 가이드

콜드 이메일 베스트 프랙티스 중 하나는 바로 콜드 이메일 전용 아웃바운드 도메인을 사용하는 것입니다. 아웃바운드 도메인을 따로 사용하지 않을 경우 도메인 레퓨테이션, 이메일 수신율에 큰 악영향을 미칠 수 있습니다.

하지만 어떻게 해야할지 잘 모르고, 처음 세팅하는 경우 복잡하다고 느끼기 때문에 간과하고 넘어가는 문제가 있습니다.

이번 포스트는 콜드 이메일 전용 아웃바운드 도메인 세팅에 필요한 가이드를 제공합니다.

• 아웃바운드 전용 도메인이 이 꼭 필요한 이유
• 아웃바운드 전용 도메인 세팅하는 법
• 콜드 이메일 작성 시 주의할 것들

아웃바운드 도메인이 꼭 필요한 이유

아웃바운드 도메인이란?

아웃바운드 도메인이란 콜드 이메일을 보내는 목적으로만 사용되는 도메인을 의미합니다. 이 도메인은 회사의 메인 도메인과는 다른 별도의 도메인을 의미합니다.

• 회사 도메인: relate.so
• 아웃바운드 도메인: relatecrm.so

아웃바운드 도메인은 회사 도메인의 alias 계정이나, 다른 이메일 계정이 아닙니다.

• 회사 이메일 계정: [email protected]
• Alias 계정: [email protected]
• 다른 이메일 계정: [email protected]
• 콜드 이메일에 필요한 아웃바운드 도메인의 이메일 계정: [email protected]

또 하나 많이 하는 실수는 회사 도메인(커스텀 도메인)이 아닌 일반 이메일 계정(gmail.com, naver.com)으로 콜드 이메일을 보내는 것입니다. 그럴 경우 매우 쉽게 해당 이메일이 밴 당하거나, 스팸처리가 될 수 있습니다.

아웃바운드 도메인이 꼭 필요한 이유

대량의 콜드 이메일을 회사 도메인으로 보낼 경우 회사 도메인 레퓨테이션이 떨어지게될 수 있습니다. 회사 도메인 레퓨테이션이 안 좋아질 경우, 해당 도메인에서 보내는 모든 이메일의 수신율도 떨어집니다.

최악의 경우, 구글이나 야후같은 이메일 서비스에서 해당 도메인을 제제하여 한 동안 이메일을 아예 보내지 못하거나, 자동으로 스팸 처리될 수 있습니다. 또한 도메인 레퓨테이션이 떨어지면 SEO에도 악영향을 끼칩니다.

도메인 레퓨테이션이 떨어질 경우 이전 상태로 복구하기 매우 어렵고, 복구하기까지 굉장히 오랜 시간이 걸리기 때문에 큰 business cost가 있습니다.

아웃바운드 도메인 세팅하는 법

1) 아웃바운드 도메인 구매하기

아웃바운드 전용 도메인 세팅을하기 위해 우선 도메인을 추가로 구매해야 합니다. 도메인 구매는 GoDaddy, Namecheap 같은 Domain Registrar에서 할 수 있습니다.

아웃바운드 도메인을 구매할 때는 기존의 회사 도메인과 비슷한 이름인 것이 좋습니다.

예시:

• 회사 도메인: unicorn.kr
• 아웃바운드용 도메인: unicorncrm.kr

2) 비즈니스 이메일 계정 생성하기

도메인 구매 후 사용할 이메일 서비스의 비즈니스 이메일 계정을 만들어야 합니다.

예를 들어 지메일을 사용할 경우 구글 워크스페이스를 만들고 새로운 이메일 계정을 만들면 됩니다.

3) 이메일 레코드 설정: SPF, DKIM, DMARC

SPF, DKIM, DMARC는 이메일을 보내는 도메인을 인증할 때 사용하는 프로토콜입니다. 스팸이나 피싱 등 이메인 보안 위험을 방지하는 역할을 합니다.

• SPF: Sender Policy Framework의 약자로, SPF는 수신 메일 서버가 나열된 도메인에서 승인된 소스에서 메시지가 전송되었음을 알 수 있도록 합니다.
• DKIM: DomainKeys Identified Mail의 약자로, DKIM은 스푸핑(Spoofing) 및 스팸을 방지하는 데 도움이 됩니다.
• DMARC: Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance의 약자로, DMARC는 대상 이메일 시스템이 도메인에서 보낸 메시지를 신뢰하도록 합니다. DMARC는 수신 메일 시스템이 SPF 또는 DKIM 검사에 실패한 도메인에서 보낸 메시지를 어떻게 처리할지 결정하는 정책을 정의합니다.

콜드 이메일을 보낼 때, 이메일 수신율을 높이기 위해서는 SPF, DKIM, DMARC 레코드 설정이 필수적입니다. 이 설정 없이는 이메일 수신율이 매우 떨어지거나, 잠재 고객의 인박스가 아닌 스팸 폴더로 들어가게 됩니다.

SPF, DKIM, DMARC 설정은 도메인을 등록한 곳에서 설정이 가능하고, Cloudflare와 같은 툴을 통해 DNS를 관리한다면, Cloudflare에서 할 수도 있습니다.

4) SPF, DKIM, DMARC 레코드 세팅이 잘 되었는지 확인하기

레코드 세팅이 잘 되었는지 확인하기 위해서는 Learn and Test DMARC 같은 서비스를 사용할 수 있습니다. Learn and Test DMARC는 Y Combinator에서도 배치 기업들에게 사용하라고 권장하는 무료 서비스입니다.

Learn and Test DMARC 서비스에 들어가면 나오는 이메일 계정으로 이메일을 보내보면, 레코드 세팅이 잘 되었는지 확인할 수 있습니다.

이메일을 보낸 뒤 잠시 기다리면, SPF, DKIM, DMARC 레코드가 잘 설정되어 있는지 결과를 보여줍니다.

5) 이메일 웜업하기

이메일 레코드 설정이 됐다고 해서 아웃바운드 도메인으로 바로 콜드 이메일을 대량으로 보낼 수 있는 건 아닙니다. 이메일 서비스에서 새로 만든 도메인에서 대량으로 이메일을 보낼 경우 자동으로 스팸처리를 할 가능성이 높습니다.

그래서 도메인과 이메일 계정의 웜업(warm up)이 필요합니다. 이메일 웜업을 위해 하루에 최대 10개 정도씩만 이메일을 보내고, 수신율, 오픈율, 답장율을 보면서 10개에서 20개, 30개로 조금씩 볼륨을 늘려가야 합니다.

일반적으로 새로만든 도메인과 이메일 계정이 웜업되기 까지는 최소 한 달에서 길게는 3개월까지 필요합니다. 즉, 콜드 이메일을 주요 영업 전략으로 사용하기 전에 미리 준비하는 것이 필요합니다.

이메일 웜업을 대신 도와주는 SaaS 툴로 Mailwarm 같은 서비스를 사용할 수 있습니다.

콜드 이메일 작성 시 주의할 것들

1) 자동화된 콜드 이메일을 보낼 때는 수신 거부 링크를 꼭 포함시킬 것

수신 거부(unsubscribe) 링크가 없다면 수신자가 관심 없다는 것을 표현할 수 있는 가장 쉬운 방법은 스팸 처리하는 것입니다. 관심이 없을 경우 처음 한 두번은 이메일을 무시할 수 있지만, 계속해서 콜드 이메일이 올 경우 "관심 없다"라고 답장하기 보다는 스팸 처리할 가능성이 매우 높습니다.

수신자가 더 이상 이메일을 받고 싶지 않은 경우 최대한 쉽게 의사를 표현할 수 있도록 수신 거부 링크가 꼭 있어야 합니다. 또한 수신 거부 링크를 찾기 어렵게 하거나, 링크 클릭 이후 여러 액션을 요구해서 수신 거부하기 불편하게 만들면 스팸 처리할 가능성이 올라갑니다.

2) 지속적으로 도메인 레퓨테이션 관리하기

아웃바운드 도메인 세팅이 끝나고 콜드 이메일을 보내기 시작한 이후에도, 지속적으로 도메인 레퓨테이션 관리가 필요합니다. 우선 도메인 레퓨테이션 확인은 Google Postmaster Tools, Talos와 같은 툴에서 무료로 확인이 가능합니다. 좀 더 간단한 방법으로 아웃바운드 도메인에서 보내는 이메일의 스팸성을 체크하기 위해서는 Mail-Tester를 사용하면 됩니다.

평소보다 이메인 수신율(deliverability)가 떨어지거나, open rate, reply rate 등 콜드 이메일 퍼포먼스가 떨어진다면 확인해보는 것이 좋습니다.

추가로 콜드 이메일 퍼포먼스를 관리하는 것이 필요합니다. Delivery rate, open rate, reply rate, bounce rate, spam rate 등을 확인하면서 개선하는 것이 필요합니다. 아웃바운드 세일즈 이메일 자동화 솔루션인 Relate Engage에서는 이러한 이메일 퍼포먼스를 시퀀스 별로 관리할 수 있습니다.

도메인 레퓨테이션 및 이메일 수신율 관리를 위해서는 해당 도메인에서 보내는 전체 이메일의 Bounce rate이 5% 이하, Spam rate은 0.3% 이하로 관리해야 합니다. 특히 Bounce rate의 경우 5%가 넘어가면 구글에서 밴하고, 3-4%면 스팸처리 가능성이 높아지고, 2% 이하로 유지하는 것이 중요합니다.

3) 하루에 하나의 메일 박스에서 보내는 이메일 갯수 제한하기

하나의 메일 박스에서 보내는 콜드 이메일은 하루 최대 50개 정도가 좋습니다. 만약 Reply rate이 5% 이상이라면 최대 100개까지 보내는 것도 좋습니다.

물론 더 많이 보내는 것도 가능하지만, 콜드 이메일의 성과는 단순히 많이 보내는 것으로 만들어지지 않습니다. 오히려 더 적은 수의 이메일을 개인화하여 적절한 담당자에게 보내는 것이 성과를 만드는 방법입니다.

그리고 위에서 설명한 것처럼, 만든지 3달 이내의 신규 도메인일 경우 최대 10~30개 정도로 제한하는 것이 좋습니다.

이메일 셋업을 잘 하는 것이 콜드 이메일의 성공의 핵심 요소입니다

적절한 ICP를 찾고, 간결하면서 ICP가 관심 가질만한 내용의 이메일 제목과 내용, 그리고 확실한 CTA로 콜드 이메일을 보내는 것도 당연히 중요합니다.

하지만 아무리 잘 작성된 콜드 이메일이라고 해도, 그 이메일이 제대로 전달되지 못하고 스팸함으로 가거나 바운스 된다면 영업 성과를 만들 수 없습니다.

콜드 이메일이 주요 영업 전략 중 하나라면, 이 가이드를 따라 콜드 이메일 전용 아웃바운드 도메인을 만들 것을 권합니다. 도움이 필요하다면 Relate 팀과 미팅 일정을 잡아 주시면 도와드리겠습니다.

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